Cómo organizar un evento cultural paso a paso

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Realizar una actividad en el seno de tu empresa no se limita a elegir la temática y vender las entradas, sino que se trata de un largo y complicado proceso que requiere planificación e inversión de recursos. Tendrás que enfrentarte a situaciones en las que nunca antes habías estado, te equivocarás y aprenderás de tus errores, algo muy positivo para tu desarrollo personal y también el de tu marca.

Por todo esto, en la entrada de hoy os vamos a mostrar una serie de consejos sobre cómo organizar un evento cultural paso a paso, que esperamos que os sirvan de gran ayuda para tener éxito.

Objetivos del evento cultural que quieres organizar

Lo primero es trazar los objetivos que queremos lograr con el evento cultural, para posteriormente pensar en las mejores estrategias a seguir. Puede ser la conmemoración de una fecha importante o la difusión de un proyecto artístico. Las posibilidades son casi infinitas, por lo que tener las ideas claras desde el principio es esencial para el desarrollo de las actividades.

Características del evento

El evento debe estar diseñado dependiendo del público objetivo al que queramos llamar la atención. Por ejemplo, eligiendo un ponente de renombre en su campo, incluyendo actividades paralelas al aire libre o propiciando un marco de interacción entre todos los participantes. Y no te olvides de las nuevas tecnologías, ya que además de ser poderosas herramientas para dar visibilidad a nuestro evento, nos permiten organizar y comunicarnos mejor con los asistentes.

Alcance del evento

Un evento cultural puede ser tan simple y breve como una lectura de poesía de una hora destinada a un pequeño grupo de asientes. O tan complejo como una convención de filosofía que dura varios días y donde acuden prestigiosos conferenciantes venidos de todas las partes del mundo. En este último caso, tendrás que tener en cuenta aspectos como la capacidad de los hoteles o la cercanía con los aeropuertos internacionales.

Elige fecha y hora

En función del público que has establecido como target principal de tu evento, debes elegir el día y la hora propicios para ello, así como una temática más o menos formal.

Elabora un presupuesto para el evento

Ten claro en todo momento el dinero que cuentas para desarrollar las actividades, crea un presupuesto y cíñete a él por completo. Si es posible, busca financiación externa para el evento cultural, algo a lo que pueden prestarse patrocinadores públicos y privados.

Crea un equipo de trabajo

No podemos hacerlo todo, así que una de las claves del éxito para organizar eventos culturales es formar los distintos grupos de trabajo. Deben estar compuestos por personas capacitadas, imaginativas y sin miedo a tomar la iniciativa.

Promoción del evento

La promoción es totalmente necesaria y en ella deberías destinar buena parte de los medios disponibles para el proyecto. Si quieres llamar la atención, tu evento cultural debe ser distinto a los demás, por lo que quizás podrías considerar contratar a una agencia de publicidad que realiza una original campaña. O bien optar por medios más tradicionales, en función de tu presupuesto. A excepción de targets muy específicos, tener presencia en las RRSS y medios digitales para promocionar nuestro evento es siempre una gran idea.

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