Los eventos son historias, entes vivos… en directo.
Y lo que es más importante: en los eventos no existe la opción de deshacer. Como organizador de eventos, sin duda eres el centro de atención: tanto si las cosas van bien como si van mal. Por eso no sorprende que Forbes considere la organización de eventos como el 8º trabajo más estresante.
(https://www.forbes.com/pictures/feki45eidhi/the-10-most-stressful-jo/#5a297a50437f)
Tanto si se trata de un evento corporativo como si se trata de un festival global, una campaña de lanzamiento de producto o una boda privada, el delicado equilibrio de una meticulosa operación logística, una clara estrategia de contenido, además de un poco de alineamiento cósmico sigue siendo una tarea titánica.
Además, también está la triste realidad que vincula, en gran medida, la organización de eventos con la Ley de Murphy.
Para intentar adelantarnos a esta tendencia, hemos identificado los 5 puntos negros en la organización de eventos y la claves que le ayudarán a resolver cualquier error que se produzca durante la organización.
Punto negro 1: Olvidarse del tema central
Una típica metedura de pata de un organizador de eventos es enredarse en trivialidades y olvidarse completamente de la línea argumental. Mientras que las bebidas gratis, un día soleado y una preciosa sala son unos simples y casuales añadidos, la auténtica clave para celebrar el evento es crear cierto impacto.
El mensaje, ya sea un sencillo eslogan, una misión o una declaración de principios constituye la base de una estrategia de eventos clara y concisa.
Lo que verdaderamente importa es que se ha convertido en una exigencia de la industria en la economía empírica. Hoy en día con los millennials dirigiendo la economía empírica y prefiriendo experiencias a los productos, https://www.inc.com/anne-gherini/cash-in-on-experience-economy.html, el espacio para crear narrativas cargadas de significado es fundamental.
Clave: la línea argumental
El mensaje del evento debería arrancar con el inicio del viaje del cliente: la invitación, la aplicación previa al evento, incluso la sensación de la llegada y, desde ese punto de partida, resonar hasta la satisfacción del cliente una vez concluido el evento. Afianzar el mensaje y crear una lista de plataformas de contenido garantizará que el mensaje permanezca.
Punto negro 2: Presupuesto
Saltarse el presupuesto es prácticamente un ultimátum. Es demasiado fácil excederse por lo que es fundamental hacerlo bien. Las tasas ocultas incluyen impuestos, permisos, cambios de vuelo e incluso atascos y búsquedas de rutas alternativas que pueden convertirse en una gigantesca bola de nieve que se trague el presupuesto.
Clave: el único consejo es dejar un margen del 15 %.
Punto negro 3: Falta de sensibilidad cultural
La falta de sensibilidad cultural es una de las mayores deficiencias que se pueden producir en una serie de eventos globales, tanto desde una perspectiva estratégica como de activación.
Hace poco tuve la oportunidad de participar en el programa de lanzamiento global LinkedIn Talent Awards, con una serie de eventos programados en Oriente Próximo, América del Sur y algunas zonas de Europa. En ese caso, fue fundamental prestar especial atención a los matices culturales.
Mientras que el plan de despliegue y la decisión de lanzar un producto o evento en una ciudad concreta suelen estar vinculados a la estrategia general de la marca, una simple cuestión como no tener en cuenta el Ramadán, la Pascua o cualquier otra fiesta nacional importante puede conducir al más absoluto de los desastres.
Desde una perspectiva de la activación, esto puede amplificarse aún más si no se presta atención al catering, la separación de los baños o la climatización de las instalaciones, entre otros.
Clave: tenga en cuenta a expertos locales que puedan comprobar todos estos aspectos para su evento, desde las fechas de despliegue o la preparación de los alimentos hasta cualquier otro aspecto logístico.
Punto negro 4: Tecnología
La tecnología puede hacer que su evento sea un éxito o un desastre. Slido (https://www.sli.do/), Crowd Compass (https://www.crowdcompass.com/uk/) o Zerista (https://zerista.com/)son unas aplicaciones mágicas pueden crear un evento sin fisuras. Sin embargo, si los invitados empiezan a curiosear las aplicaciones del evento en sus teléfonos en lugar de participar en el propio evento o si los escáneres fallan al leer las entradas debido al calor o a la humedad, todo puede irse rápidamente al traste.
Clave: compruebe que todo funciona como debería ese día, desde la perspectiva del invitado. Imagine al invitado entrando en el espacio, encontrándose con sus amigos y buscando la forma de descargarse la aplicación. Todos esos pasos pueden interferir con lo que creía que era un plan infalible. Recurrir a un sistema operativo puede contribuir a que todo fluya.
Punto negro 5: Tiempo
El mayor peligro, claro está, es la falta de tiempo. Aunque los presupuestos estén ajustados, se haya implementado un mensaje claro y conciso, se haya probado completamente la tecnología y se haya tenido en cuenta el Ramadán, el aspecto más crítico de cualquier evento es el tiempo. Desde los vitales pocos segundos de un acto de apertura hasta el asado del plato principal, el tiempo lo es todo y no hay marcha atrás.
Clave: realice una cronología crítica de la trayectoria del evento. Asegúrese de que se han incluido todos los detalles, incluidos todos los escenarios potenciales que pueden interrumpir dicha trayectoria como un cortocircuito, un atasco o un horno de cocción rápida. Los mejores organizadores de eventos son auténticos expertos en trayectorias críticas.
