La organización de eventos no es una tarea sencilla. Habrá que ser capaz de manejar la tensión del momento, el estrés, mientras se considera una larga serie de factores para que todo salga tal cual se ha pensado. Además, también habrá que tener una cierta capacidad para hacer frente a cualquier imprevisto que se pueda llegar a producir.
Para ayudarte con ello, hemos preparado para pequeña guía en la que te enseñaremos, paso a paso, todo lo que debes hacer para organizar eventos de empresa, o en cualquier otra parte.
¿Cómo organizar eventos de empresa?
Definiendo el objetivo de tu evento
Antes de hacer nada, es importante que pensemos en el objetivo u objetivos que queremos conseguir con la organización del evento. Esto parece bastante lógico, pero es crucial que pensemos también en los detalles.
También deberíamos pensar en el formato del evento, y esto incluye algunos criterios como el tiempo, concepto, duración, distribución de papeles en el equipo, sala, sonido y restauración.
Podemos aprovechar este evento para romper con lo establecido, innovar en ciertos criterios y dar rienda suelta a nuestra imaginación.
Planning
Una vez que tengamos los objetivos definidos, habrá llegado el momento de empezar a dar forma al planning -> Dentro del mismo se deben incluir tanto los contenidos, logísticas, como la estrategia de promoción que se va a seguir para dar difusión al evento.
Habrá que prepara un documento que esté disponible para que todo el equipo lo pueda consultar, para que sepa que tareas se van a hacer, y de qué manera han sido asignadas.
Por ello, es imperativo conseguir que la lista de tareas sea lo más intuitiva posible -> Cada trabajador, con un simple vistazo a la misma, tendrá que identificar las tareas principales y los pasos que debe dar para completarlas.
También estaría bien que en el planning estuviese incluido el cronograma, que es el tiempo que hace falta para completar cada tarea.
Contenido
Además del lugar en el que el evento se va a llevar a cabo, también habrá que darle mucha importancia al contenido (es decir, a los temas que se van a tratar en mismo, y la forma en la que se van a presentar). Si trabajamos en conseguir un buen contenido lograremos tener contactos de gran calidad, además de mejorar la rentabilidad.
Y es aquí en dónde la creatividad también nos tiene que ayudar -> Deberíamos huir de esos eventos aburridos y repetitivos que no aportan valor al usuario. En lugar de ello, apuesta por la originalidad, por sorprender a la gente y presentar algo que contribuya a superar las expectativas. Esto es lo que hará que nadie se pueda olvidar de lo que ha pasado allí.
Presupuesto
Es muy importante detallar todas las tareas con el precio que van a tener para no superar el budget de nuestro cliente. Tenemos que ser realistas y reservar una pequeña parte para cubrir ciertos imprevistos que se puedan llegar a producir.
Ajustarnos al presupuesto del evento puede ser complicado, por lo que es posible que necesitemos contar con la ayuda de un software personalizado, o una agencia de organización de eventos con suficiente experiencia.
Ubicación y plan alternativo
Antes de elegir la ubicación en la que se va a celebrar el evento es importante considerar cualquier factor que afecte a la misma. Por ejemplo, en el caso de que se celebre al aire libre, siempre hay que pensar en que ese día podría llegar a llover.
Por ello, no estaría de más contar con un espacio alternativo para organizar el evento, con nuestro Plan B.
Aprovéchate de las nuevas tecnologías
La tecnología nos sorprende y puede marcar la diferencia en la organización del evento de empresa. Por ejemplo, la realidad virtual, el mapping y diferentes técnicas relacionadas harán que el usuario no se pierda ni un segundo de lo que está pasando en el escenario, y esto le ayudará a conseguir una mejor experiencia.
No te limites a copiar lo que hacen los demás, si no que debes sentarte a pensar de qué manera puedes sorprender de verdad a tu público.
Estrategias de comunicación
De nada sirve tener un gran budget para la organización del evento, o que consigamos una coordinación excelente, si no conseguimos dar forma a una buena estrategia de comunicación. Para crear la campaña habrá que considerar factores como:
- Tipo de evento.
- Segmentación para encontrar nuestro público objetivo.
- Recursos internos con los que contamos.
- Presupuesto.
Feedback
Una vez que haya terminado el evento necesitamos saber qué es lo que piensan los participantes sobre el mismo. Esto puede llevarse a cabo mediante un formulario o encuesta en la que se evalúen ciertos aspectos como logística, experiencias recibidas, ubicación, así como el trabajo del organizador.
Con todas esas claves podrás organizar un buen evento de empresa.
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